Politique de confidentialité
Législation applicable
Le traitement des données à caractère personnel (ci-après dénommées les « Données ») relevant de la présente Politique de confidentialité est régi par le droit belge, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, ci-après dénommée la « Législation sur la protection de la vie privée ».
Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société/association identifiée comme responsable de l’événement/activité (ci-après dénommé « Événement ») auquel vous vous inscrivez. Les coordonnées sont disponibles sur le site Web de l’événement auquel vous vous inscrivez.
Meet U There est l’organisateur de l’événement au nom de l’entreprise/association susmentionnée. Par conséquent, Meet U There est considéré comme le sous-traitant du responsable du traitement au sens de la législation sur la protection de la vie privée.
À qui s’applique notre politique de protection des données ?
Cette politique s’applique à nos membres actuels et anciens. Elle s’applique également à tous nos fournisseurs actuels et anciens ainsi qu’aux conférenciers actuels et anciens.
Catégories de données à caractère personnel traitées
Nous pouvons traiter les types de données suivants, en fonction de notre relation avec vous et selon le type d’événement auquel vous participez :
• Nom, prénom, sexe, langue, titre du poste
• Vos données professionnelles : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou portable, adresse e-mail
• Coordonnées de votre société : nom, forme juridique, adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou portable, adresse e-mail, numéro de TVA et numéro d’immatriculation de la société, personnes de contact
• Adresse de facturation
• Historique des transactions, des contrats et des paiements
• Informations financières (par ex. numéro de compte bancaire, carte de crédit)
• Informations spécifiques relatives aux activités auxquelles vous participez : par exemple, votre taille, votre pointure, votre numéro de passeport/carte d’identité (traitement pour des raisons de sécurité)...
• Date d’enregistrement et source de l’information
• Photos prises lors de l’événement
Utilisation de vos données et base légale
Avec votre consentement (base légale : article 6a de la loi sur la protection de la vie privée), nous collectons et traitons les données aux fins spécifiques suivantes :
• Répondre aux questions via notre site Web ou tout autre canal de communication
• Vous envoyer les Newsletters auxquelles vous êtes abonné.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir ci-dessous, « Exercice de vos droits »).
Dans le cadre de demandes d’offres ou de l’exécution de votre contrat (base juridique : article 6b de la loi sur la protection de la vie privée), nous collectons et traitons des données pour les finalités spécifiques suivantes :
• Gérer votre participation aux événements/activités auxquels vous vous inscrivez
• Exécuter votre contrat ou traiter votre demande d’offre
• Pour l’administration générale de nos clients et fournisseurs, y compris la comptabilité, le traitement des litiges et des procès, le recouvrement ou le transfert des créances et la protection de nos droits en général
Lorsque nous avons un intérêt légitime dans le cadre de nos activités de marketing ou dans le cadre de l’exercice pratique de nos activités économiques (base juridique : article 6f de la loi sur la protection de la vie privée), nous collectons et traitons des données aux fins spécifiques suivantes :
• Conformément à la loi, nous pouvons vous envoyer des e-mails concernant nos activités sur la base de votre consentement implicite si vous nous avez donné votre adresse e-mail lors de la conclusion d’un contrat. Vous pouvez vous opposer à cette utilisation à tout moment (vous pouvez facilement vous désabonner en cliquant sur le lien en bas de chaque e-mail).
• Pour vous contacter dans le but de commercialiser nos produits et services, le cas échéant sur la base de votre profil marketing
• Pour vous contacter en tant que candidat potentiel lorsque nous recherchons des conférenciers
• Réaliser des enquêtes, des tests et des analyses (y compris des sondages ou enquêtes auprès des clients ou du marché) en vue d’améliorer nos produits, nos procédures internes et notre service global
• Effectuer des analyses statistiques ou des tendances à des fins de gestion financière, de marketing ou de reporting
• Prévenir ou combattre la fraude et les abus
Pour satisfaire aux exigences légales, nous devons nous conformer à (base juridique : article 6c de la législation sur la protection de la vie privée) :
Dans certains cas, nous sommes également soumis à des obligations légales imposant le traitement et/ou la transmission de certaines données à caractère personnel aux autorités administratives ou aux institutions désignées par la loi.
Transmission de vos données personnelles à des tiers
Vos données peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants :
• À nos sous-traitants dans le cadre de services que nous leur demandons d’exécuter en notre nom (par exemple, Meet U There qui organise l’événement en notre nom, nos sous-traitants informatiques, nos plateformes de messagerie électronique, nos agences de recouvrement de créances, etc.) et uniquement conformément à nos instructions
• À nos successeurs légaux
• Aux entreprises appartenant au même groupe à des fins similaires
• À certaines autorités afin de respecter nos obligations légales
Transmission de données en dehors de l’Union européenne
Vos données personnelles ne sont pas transmises en dehors de l’Union européenne.
Combien de temps vos données seront-elles stockées dans notre base de données ?
Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que cela est nécessaire aux fins prévues. La durée de conservation peut varier en fonction de la finalité pour laquelle les données sont traitées.
• Clients : 10 ans après votre dernière participation à notre événement. Cette période de conversation ne s’applique pas si vous avez une dette impayée. Dans ce cas, vos données seront conservées aussi longtemps que la dette reste impayée.
• Fournisseurs : 10 ans après la date d’expiration de votre contrat
• Newsletter : jusqu’à ce que vous vous désinscriviez de la newsletter
• Archivage : vos données personnelles peuvent également être conservées plus longtemps à d’autres fins. Par exemple pour nous conformer à nos obligations légales (obligations comptables et fiscales, par exemple) ou si nous devons soumettre certaines informations à titre de preuve dans le cadre d’une poursuite. L’accès aux données archivées est limité.
Sécurité de vos données
Nous nous efforçons de prendre les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées et nécessaires pour protéger vos données et respecter votre vie privée, notamment afin d’éviter la perte, l’utilisation illicite ou la modification des informations que nous collectons.
Notre personnel ayant accès à vos données est informé du fait qu’il traite des données à caractère personnel protégées par la loi et ne peut accéder à ces données que dans la mesure nécessaire pour s’acquitter correctement de sa tâche.
Description de vos droits et de la manière de les exercer
Droits d’accès et de rectification
Conformément à la législation sur la confidentialité, vous avez le droit d’accéder à vos données. Vous avez également le droit de nous demander de corriger des informations inexactes vous concernant ou de compléter des informations incomplètes.
Droit de retirer son consentement
Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez le retirer à tout moment.
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à tout moment et sans avoir à justifier votre décision dans les cas prévus par la loi.
Droit à l’effacement
Vous avez également le droit de demander que vos données soient entièrement effacées de notre base de données dans les cas prévus par la loi.
Droit à la limitation du traitement
Si vous contestez le traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, nous cesserons d’utiliser vos données jusqu’à ce que le différend soit réglé.
Droit à la portabilité de vos données
Vous pouvez demander la portabilité des données que vous nous avez communiquées. Dans ce cas, nous les transmettrons au destinataire de votre choix.
Comment exercer vos droits ?
Vous devez nous envoyer une demande par écrit. Nous nous réservons le droit de vous demander de prouver votre identité (afin d’éviter de divulguer vos données à d’autres personnes).
Vous pouvez nous écrire à l’adresse indiquée sur le site Web concerné.
Conformément à la législation sur la protection de la vie privée, votre demande sera traitée dans un délai de trente jours à compter du moment où nous sommes en possession de toutes les informations nécessaires pour traiter votre demande.
Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé jusqu’à deux mois. Nous vous en aviserons toutefois à l’avance.
Vous pouvez également vous adresser à l’autorité de protection des données à cette adresse : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à l’adresse : commission@privacycommission.be.